Secrétaire auprès de la direction

1      Description du poste

1.1    Objectif et missions

Il/ Elle apporte un soutien administratif au Directeur / Secrétaire général adjoint ainsi qu’aux différents services du secrétariat général

Il/Elle apporte un appui administratif et secrétariat aux projets relevant de la responsabilité de la direction.

1.2    Tâches Spécifiques

• Secrétariat et appui au Directeur/SGA.
• Gestion du calendrier du Directeur/SGA de la COI.
• Enregistrement du courrier entrant et sortant, rédaction, saisie et expédition du courrier.
• Classement et archivage des documents du Directeur/SGA.
• Assurer les aspects logistiques et techniques pour la préparation et l’organisation des rendez-vous, visites et missions du Directeur/SGA et coordination avec l’agenda du Directeur.
• Assistance au Directeur pour la préparation de leurs documents pour les conférences et réunions internationales et participation au secrétariat des instances décisionnelles en tant que de besoin en appui au Secrétariat du Secrétaire général.  
• Organiser les cérémonies et autres réceptions en liaison avec les cadres du SG-COI, en collaboration avec l’équipe de secrétaires et appuie le Secrétariat du Secrétaire général concernant l’accueil et le séjour des membres des instances de la COI en collaboration avec l’équipe de secrétaires.
• Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions internes animées par le Secrétaire Général (en appui) ou le Directeur.
• Effectuer toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et entrant dans son domaine de compétences.
• Assistance aux différents départements du Secrétariat général de la COI (Domaines d'intervention, services et projets).
• A noter que les tâches mentionnées ci-dessus, auxquelles s’appliquent une clause de confidentialité stricte, sont décrites de manière non limitative et pourraient évoluer selon les besoins de la COI.