Assistant(e) Administratif(ve), Financier(e) et Logistique

Talenteum recrute pour le compte de l’un de ses clients un(e) Assistant(e) Administratif(ve), Financier(e) et Logistique, chargé(e) d’apporter un appui transversal à la gestion administrative, financière et logistique des projets.

Sous la responsabilité du/de la Responsable Administratif(ve) et Financier(ère) (RAF), vous contribuerez au bon fonctionnement des opérations, à la coordination des activités logistiques et au suivi administratif et financier des projets.

Ce poste requiert une personne polyvalente, rigoureuse et organisée, capable de gérer plusieurs activités simultanément, d’assurer le suivi des dépenses et de coordonner efficacement les déplacements, les prestataires et les événements.

Vos principales responsabilités

1. Gestion logistique et coordination opérationnelle

• Organiser et coordonner les déplacements des équipes projet, des experts et des partenaires : ordres de mission, billets d’avion, réservations d’hébergement et gestion des perdiems.
• Participer à l’organisation logistique des ateliers, séminaires, formations, comités de pilotage et événements institutionnels.
• Coordonner les prestataires logistiques : hôtels, restauration, transport et autres services nécessaires aux activités des projets.
• Assurer le suivi administratif des prestations logistiques, des réservations et des dépenses associées.
• Veiller au respect des procédures internes, des budgets et des délais liés à l’organisation des activités.
• Anticiper les besoins logistiques et contribuer à la résolution des difficultés opérationnelles.

2. Gestion administrative et financière

• Collecter, vérifier et archiver les pièces justificatives et les documents comptables.
• Préparer les bons à payer (BAP) et les bons à facturer (BAF) pour validation par le/la RAF.
• Assurer le suivi des dépenses, des factures fournisseurs et des règlements.
• Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire et les outils de gestion financière des projets.
• Participer à la préparation des rapports financiers et des clôtures mensuelles.
• Contribuer aux rapprochements bancaires, à la préparation des dossiers comptables et au reporting interne.
• Participer à la préparation des clôtures annuelles et des audits des projets.

3. Gestion administrative et suivi documentaire

• Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions.
• Collecter, classer et archiver les documents administratifs, contractuels et financiers en version papier et électronique.
• Assurer la mise à jour des outils de suivi administratif des projets.
• Contribuer à la constitution des dossiers administratifs et à la mise à jour des bases de données.
• Participer à l’élaboration et à l’application des procédures internes du bureau et des projets.

4. Appui transversal aux équipes projet

• Faciliter la coordination entre les équipes projet, les prestataires et les partenaires.
• Contribuer au suivi opérationnel des activités et à la circulation des informations.
• Participer à la capitalisation des activités et à l’amélioration des processus administratifs et logistiques.
• Apporter un soutien polyvalent aux équipes afin de garantir la bonne exécution des projets.

Cette liste de responsabilités n’est pas exhaustive. D’autres missions pourront être confiées en fonction des besoins opérationnels.

Profil recherché

Nous recherchons une personne polyvalente, autonome et proactive, disposant d’une expérience en gestion administrative et logistique, ainsi que de bonnes connaissances en gestion financière ou comptable.

Compétences et qualifications requises

• Expérience en gestion administrative et financière, avec une bonne compréhension des processus comptables.
• Expérience en organisation logistique : déplacements professionnels, hébergement, événements, coordination de prestataires ou activités similaires.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Word et Excel.
• Excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral.
• Bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais stricts.
• Rigueur dans le suivi des dépenses, des documents et des procédures.
• Bon relationnel, esprit d’équipe et bonnes capacités de communication.
• Autonomie, réactivité, flexibilité et sens de l’initiative.

Atouts supplémentaires

• Connaissance de la comptabilité française.
• Expérience dans la gestion de projets financés par des bailleurs internationaux.
• Expérience dans un environnement associatif, institutionnel ou de coopération internationale.

Avantages

• Congés anticipés payés.
• Un jour de télétravail par semaine.
• Autres avantages liés au poste.

Dossier de candidature

Les candidats intéressés sont invités à transmettre :

• Un CV à jour détaillant leurs expériences administratives, financières et logistiques.
• Une lettre de motivation.
• Trois références professionnelles avec leurs coordonnées téléphoniques et adresses e-mail.

Date limite de candidature : 6 novembre 2026.

Vous avez une expérience en gestion administrative et logistique, un bon sens de l’organisation et souhaitez contribuer à la réussite de projets à impact ? Rejoignez cette opportunité à Port-Louis et mettez vos compétences au service d’une équipe dynamique et engagée.