Le Secrétaire auprès de la direction sera sous l’autorité du Directeur auprès du Secrétariat général puis sera, à termes, sous l’autorité du Secrétaire général adjoint (SGA).

COI/AC/2024/009 {relance}

Description du poste

Objectif et missions

Il apporte un soutien administratif au secrétariat. Il apporte aussi un appui, en tant que de besoin, au Directeur puis du Secrétaire général adjoint.

Rattachement 

Le Secrétaire auprès de la direction sera sous l’autorité du Directeur auprès du Secrétariat général puis sera, à termes, sous l’autorité du Secrétaire général adjoint (SGA).

Le poste est un poste à plein temps en contrat d’une durée déterminée, basé au Secrétariat général de la COI, à Ebène, Maurice.

Tâches Spécifiques

-          Secrétariat et appui au Directeur/SGA.

-          Gestion de la messagerie électronique principale du Directeur/SGA de la COI, ainsi que le fax, notamment, enregistrement du courrier entrant et sortant, rédaction, saisie et expédition du courrier.

-          Classement et archivage des documents du Directeur/SGA

-          Assurer les aspects logistiques et techniques pour la préparation et l’organisation des rendez-vous, visites et missions du Directeur/SGA et coordination avec l’agenda du Directeur.

-          Assistance au Directeur pour la préparation de leurs documents pour les conférences et réunions internationales et participation au secrétariat des instances décisionnelles en tant que de besoin en appui au Secrétariat du Secrétaire général.  

-          Organiser les cérémonies et autres réceptions en liaison avec les cadres du SG-COI, en collaboration avec l’équipe de secrétaires et appuie le Secrétariat du Secrétaire général concernant l’accueil et le séjour des membres des instances de la COI en collaboration avec l’équipe de secrétaires.

-          Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions internes animées par le Secrétaire Général (en appui) ou le Directeur.

-          Effectuer toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et entrant dans son domaine de compétences.

-          Assistance aux différents départements du Secrétariat général de la COI (Domaines d'intervention).

-          A noter que les tâches mentionnées ci-dessus, auxquelles s’appliquent une clause de confidentialité stricte, sont décrites de manière non limitative et pourraient évoluer selon les besoins de la COI.

Profil et qualifications requis

Qualifications et compétences

-          Diplôme Bac +2 au minimum en gestion, droit, administration ou équivalent.

-          Parfaite maîtrise écrite et orale du français.

-          Niveau d'anglais intermédiaire.

-          Familier à l’utilisation des outils informatiques tels que les logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation, etc.

Expérience générale

-          Au moins 5 ans d’expérience dans une fonction de Secrétaire de direction, secrétaire, assistant de direction, attaché de direction, documentaliste, secrétaire-comptable toute fonction similaire au sein d’un projet de développement ou organisme international ou public.

-          Une expérience auprès de partenaires au développement et/ou institutions financières internationales sera un atout.

Expérience spécifique

-          Au moins une expérience en administration et secrétariat de direction.

-          Une connaissance des usages protocolaires serait un atout.

-          Bonne capacité rédactionnelle.

Soumission des candidatures

Les candidatures peuvent être envoyées :

• Par courrier ou par porteur, à l’adresse suivante :

Département des Ressources Humaines

Secrétariat général de la Commission de l’Océan Indien (COI)

Blue Tower, 3ème étage, Rue de l’Institut, Ebène, Maurice

Tél : (230) 402 6100

La référence de l'appel à candidatures COI/AC/2024/009 ainsi que le nom, l’adresse et le pays du candidat devront figurer sur l’enveloppe envoyée par la poste ou remise par porteur.

• Postuler directement sur le site internet de la COI à l’adresse suivant : https://www.commissionoceanindien.org/opportunites-et-carrieres/)