Receptionist/Secretaire D'accueil

Missions Principales :

1. Accueil entreprise et gestion du standard téléphonique :

• Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux interlocuteurs concernés.
• Prendre les messages et les transmettre de manière précise et rapide.
• Accueillir physiquement les visiteurs, clients, et fournisseurs.
• Tenir à jour le registre des visiteurs et gérer les badges d'accès.

2. Gestion des salles de réunions :

• Préparer / Assurer la mise en place, le rangement et l’organisation des salles de réunion.
• Gérer le calendrier des salles de réunions sous Outlook

3. Courrier et services généraux :

• Réceptionner, trier, et distribuer le courrier entrant.
• Gérer l'envoi du courrier sortant et des colis.
• Assurer des tâches administratives diverses (photocopies, classement, archivage).

4. Planification des voyages et réservations pour le comité de direction et autres employés :

• Organiser les déplacements professionnels (réservation de billets d'avion, de train, etc.)
• Réserver les hébergements (hôtels, appartements) et les transports (voitures de location, taxis).
• Gérer les demandes de visas et autres formalités administratives liées aux voyages.
• Assurer le suivi des itinéraires de voyage et fournir les informations nécessaires aux voyageurs.

Compétences requises :

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à utiliser un standard téléphonique multi-lignes.
• Connaissance des procédures de sécurité et d'accueil.
• Expérience en organisation de voyages et en gestion de réservations.

Compétences relationnelles :

• Excellente présentation et sens de l'accueil.
• Capacité à gérer des situations d'urgence avec calme et efficacité.
• Sens de l'organisation et de la rigueur.
• Capacité à communiquer efficacement avec les agences de voyage et les fournisseurs de services.

Langues :

• Français courant (écrit et oral).
• Anglais courant (écrit et oral)

Qualités personnelles :

• Aisance relationnelle et sens du service.
• Ponctualité et fiabilité.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Proactivité et esprit d'équipe.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Formation et expérience :

• Diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine de l'accueil, du secrétariat, ou équivalent.
• Expérience professionnelle de 2 ans minimum à un poste similaire, incluant la planification de voyages et la gestion des réservations.

Conditions de travail :

• Horaires : 7h-17h du lundi au vendredi.
• Lieu de travail : Principalement à la réception, avec des déplacements occasionnels dans les différents étages/bâtiments de l'entreprise.
• Possibilité de travail en dehors des heures normales en cas d'événements spéciaux.