Executive Assistant

Sa mission est de décharger le(s) directeur (s) (et ses responsables de départements) de toutes les préoccupations administratives

• Gérer de bout en bout la programmation des réunions physiques et/ou en audio et visio  concernant les managers d'entités (ou les responsables de  départements  de ces entités) en interne comme en externe, en France et/ou à l’international en se coordonnant avec l’ensemble des contacts de l’écosystème des entités qu’elle assiste

• Contribuer à la planification des congés et à la tenue des intérims de ses directeurs d'entités (ou de responsables de départements)

• Gérer de bout en bout le volet logistique des déplacements y compris les notes de frais de ses directeurs d'entités (ou des responsables de départements de ces entités)

• Gérer de bout en bout les arrivées et les départs des collaborateurs des départements des entités sur les aspects outils et annuaire

• Gérer les volets administratifs et financiers des commandes (ressources externes et/ou matériels) des directions

• Se synchroniser au fil de l’eau et de façon formalisée  avec ses directeurs d'entités (et ses responsables de département) et avec  l’ Assistante de Direction d’autres Directeurs quand nécessaire

• Contribuer au partage d'expérience avec les autres chargés de support administratif   et les autres assistantes de direction d’OBS au sein des communautés métier