Assistante Administrative Copropriétés (2517-AAC)

Notre client cherche à recruter une Assistante Administrative Copropriétés qui jouera un rôle clé dans le suivi des tâches administratives et organisationnelles liées à la gestion des copropriétés et des associations foncières.

Mission:

Support Administratif :

• Préparer les convocations, ordres du jour, et procès-verbaux des assemblées générales et des réunions d’associations foncières.
• Gérer les courriers entrants et sortants, ainsi que les documents contractuels.
• Tenir à jour les registres réglementaires et administratifs des copropriétés.

Gestion des Relations avec les Copropriétaires et Membres :

• Répondre aux demandes des copropriétaires ou membres par téléphone, courrier ou e-mail.
• Transmettre les informations nécessaires aux copropriétaires concernant les travaux, charges, ou décisions d’assemblée.
• Assister à la gestion des réclamations courantes et orienter les problématiques complexes vers le responsable.

Coordination avec les Prestataires :

• Suivre les interventions techniques (plannings, vérifications, réception de travaux).
• Assurer le lien avec les prestataires pour le suivi des contrats d’entretien, de maintenance ou autres services.
• Aider à la préparation des dossiers d’appel d’offres.

Support Comptable et Financier :

• Collecter et classer les pièces comptables nécessaires (factures, bons de commande, etc.).
• Assurer le suivi des règlements des charges de copropriété en collaboration avec le service comptabilité.
• Préparer les tableaux récapitulatifs pour les budgets prévisionnels ou les suivis financiers.
• Envoyer les appels de fonds.

Organisation et Gestion des Dossiers :

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers physiques et numériques des copropriétés et associations.
• Participer à la mise à jour des bases de données clients et des documents de gestion.

Profil:

• Une expérience préalable dans un poste similaire est un atout.
• Permis véhicule personnel requis

Compétences techniques :

• Connaissance des bases en droit de la copropriété et de la gestion foncière.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion immobilière (ex. EVEN, ARAMIS).
• Bonne organisation dans le traitement et le suivi des tâches multiples.

Qualités personnelles :

• Sens du service et de la relation client.
• Rigueur et attention aux détails.
• Capacité à travailler en équipe et à respecter les délais.
• Discrétion dans la gestion des informations sensibles.