Assistance de Direction ( Executive Secretary/PA)

L’assistant/e de direction travaillera en collaboration avec les membres de la Direction pour fournir un soutien exécutif et administratif aux directeurs et servira de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes sur toutes les questions relatives a la Direction.

Pourquoi rejoindre NEEMBA(Maurice)

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Nous pensons que chaque nouveau membre de l'équipe apporte son unicité, son expérience, sa culture et sa personnalité, ce qui peut certainement contribuer à faire de l'entreprise un endroit encore meilleur et à se renforcer !

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Description Du Poste:

L’assistant/e de direction fournira un soutien exécutif et administratif aux directeurs et servira de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes sur toutes les questions relatives aux directeurs.

Le/La  candidat/e idéal aura la capacité d'exercer un bon jugement dans une variété de situations, avec de solides compétences en communication écrite et verbale, en administration et en organisation, et la capacité de maintenir un équilibre entre plusieurs priorités.

Le/la  candidat/e sélectionné/e doit faire preuve d'un haut niveau de confidentialité et de discrétion

Principales missions du poste

• Agir en tant que premier point de contact pour les appelants, traiter les courriels et les appels téléphoniques en répondant, en relayant les messages et/ou en les mettant en évidence à l'attention de la Direction.

• Accomplir une grande variété de tâches administratives pour la Direction, notamment : -

• Gérer un calendrier de rendez-vous très actif; Planifier, coordonner et s'assurer que l'horaire des Directeurs est suivi et respecté
• Rédiger et préparer une/des correspondance/s parfois confidentielle;
• Organiser des voyages d’affaires, des itinéraires et des agendas complexes et détaillés ; et compiler les documents pour les réunions liées aux voyages ainsi que la réservation de l'hébergement approprié.
• Remplir les notes de frais ; entre autres.

• Travailler étroitement et efficacement avec la Direction pour le tenir bien informé des engagements et responsabilités à venir, en assurant un suivi approprié.

• Etablir une communication fluide entre la Direction et les départements internes ; faire preuve de leadership pour maintenir la crédibilité, la confiance et le soutien des cadres supérieurs.

• Compléter avec succès les aspects critiques avec une approche pratique, y compris la rédaction de courriels, de lettres, de correspondances personnelles ainsi que la préparation de rapports et de présentations et d'autres tâches à la demande de la Direction.

• Conduire la préparation d’un budget, préparer ls documents pour les réunions de direction ; entre autres.

• La rédaction du rapport de chaque réunion assistée.

• L’organisation des réunions sur les affaires courantes à la demande de sa hiérarchie

• Faire un suivi des questions et préoccupations entrantes adressées à la Direction, y compris celles de nature sensible ou confidentielle. Déterminer le plan d'action, le renvoi ou la réponse appropriés.

• Gérer les bases de données et les systèmes de classement.

• Remplir toutes autres tâches connexes.

Profil du poste

Diplômes et/ou expériences :

• BTS/BAC+2 en secrétariat ou Gestion administrative
• 5 ans d'expérience dans le même domaine d'activité

Bonne Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et Power Point) et des plateformes Web de médias sociaux

Connaissances, aptitudes, comportements :     

Ø  Connaissance du fonctionnement interne d’une entreprise

Ø  Solides compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d'effectuer et de prioriser plusieurs tâches de manière transparente avec une excellente attention aux détails.

Ø  Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes.

Ø  Compétences de niveau expert en communication écrite et verbale en anglais et en français.

Ø  Approches proactives démontrées de la résolution de problèmes avec une forte capacité de prise de décision avec un bon niveau de maturité.

Ø  Capacité avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes Capacité démontrée à atteindre des objectifs et à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide.    

Nous vous souhaitons bonne chance!

N'hésitez pas à nous contacter pour toute question que vous pourriez avoir concernant l'offre d'emploi. Pour déposer vos candidatures, vous êtes priés de faire de même ici uniquement