Apporter un soutien administratif aux actions de l’unité des ressources humaines et au Gestionnaire des Ressources humaines avec pour but de maintenir et d’améliorer les bonnes pratiques et procédures en RH.

COI/AC/2024/020

1      Description du poste

1.1    Objectif et missions

Apporter un soutien administratif aux actions de l’unité des ressources humaines et au Gestionnaire des Ressources humaines avec pour but de maintenir et d’améliorer les bonnes pratiques et procédures en RH.

1.2    Tâches Spécifiques

Gestion des présences et des congés

-          Collecter, compiler quotidiennement et mensuellement les données du registre des présences, puis générer un rapport mensuel.

-          Gérer les demandes de solde de congés, les congés et absences (Annuel-Maladie –mission etc…) du personnel de la COI avec efficacité et dans les délais prévus.

Gestion des dossiers et mise à jour des tableaux de suivi :

-          Assurer la gestion et la mise à jour du classement physique (Filing Cabinet) et électronique (COIRH) de l’ensemble des dossiers et fichiers RH de la COI en y en s’assurant que les informations soient actualisées et exactes.

-          Préparer et actualiser la liste du personnel de la COI en y incluant les informations nécessaires.

-          Tenir à jour les organigrammes du SG de la COI et des projets.

-          Tenir à jour les tableaux de suivi du département (la base de données électronique, Recrutement de la COI…).

-          Assurer le suivi mensuel des dates de fin de probation des membres du personnel, trois mois à l’avance, et envoyer des rappels aux superviseurs concernés.

Préparation des documents :

-          Rédige et/ou traite les demandes de lettres et certificats (attestations, certificat de travail…) et soumettre pour validation.

-          Planifier et prendre des notes lors des réunions et veille à ce que la correspondance de l'unité soit bien organisée.

-          Préparation, suivi et renouvellement des contrats de travail (avenants), trois mois à l’avance, à partir des documents officiels demandés et obtenus.

Evaluation de Performance :

-          Soutenir le GRH dans les besoins administratifs concernant la mise en place de la gestion de performance auprès des agents de la COI.

-          Envoyer les rappels et assurer le suivi auprès des superviseurs pour l’évaluation de performance annuelle.

Facilitation d’entrée et visa :

-          Traiter les demandes de facilitation d’entrée, permis de résidence, carte IROA et leur renouvellement pour le personnel concerné de la COI et leur ayant droit.

Formation :

-          Soutenir le GRH dans les besoins administratifs concernant la mise en place du plan de formation annuel.

-          Soutenir les événements organisés par la Section des ressources humaines, à l'intérieur ou à l'extérieur du bureau, en gérant la logistique.

-          Maintenir un tableau de bord pour le suivi de toutes les activités de formation.

Recrutement :

-          Assurer pour chaque recrutement en s’appuyant sur le document ‘la marche à suivre’, de :

• La préparation du dossier d’appel à candidatures en recherchant et en y incluant les informations nécessaires (TDR-Contexte approprié-date de début & durée du contrat-conditions salariales).
• La publication avec le service Contrat & Marchés de l’Avis de recrutement dans la presse et de l’appel à candidatures sur le Site web de la COI.
• La compilation des candidatures.
• L’organisation de l’entretien et / ou test écrit avec les candidats sélectionnés.
• La rédaction du rapport d’entretien et la compilation de tous les annexes.
• La préparation de l’offre à soumettre pour validation.
• Informer le candidat choisi.
• Informer en écrit les candidats non retenus.
• Préparer et de faire signer le contrat de travail du candidat choisi.

Intégration de nouveau personnel :

• Préparer et de remettre le ‘Welcome kit’ au nouveau venu.
• Présenter et accompagner les nouveaux venus pour un tour du bureau.

Autres tâches :

-          Préparation et suivi administratifs dans le choix, la confection et la distribution des uniformes aux membres du personnel.

-          Effectuer toutes autres tâches confiées par le Gestionnaire de Ressources Humaines et entrant dans son domaine de compétence.

-          Assurer les tâches de l’assistant RH en son absence.

-          Exécuter toutes ses tâches en respectant strictement la clause de confidentialité.

A noter que les tâches mentionnées ci-dessus sont décrites de manière non limitative et pourraient évoluer selon les besoins de la COI.

2      Profil et qualifications requis

2.1    Qualifications et compétences

-          Diplôme Bac +2 au minimum en gestion des ressources humaines ou équivalent.

-          Parfaite maîtrise écrite et orale du français.

-          Un niveau d'anglais intermédiaire serait un atout.

-          Familier à l’utilisation des outils informatiques tels que les logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation, etc.

2.2    Expérience générale

-          Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion administrative des Ressources Humaines.

-          Une expérience auprès soit d’organisations publiques, de bailleurs de fonds et/ou institutions financières internationales serait un atout.

2.3    Expérience spécifique

-          Une expérience dans l’utilisation d‘un logiciel fournissant une plate-forme intégrée pour la gestion des RH serait un atout.

-          Capacité à planifier et organiser, à prendre des initiatives et à effectuer des travaux analytiques.

-          Bonnes compétences en communication.

-          Capacité et disposition à travailler en équipe, en partageant et en aidant avec le travail des autres selon les besoins.

-          Capacité à travailler sous pression et à développer d'excellentes relations interpersonnelles dans un environnement professionnel.

Postuler directement sur le site internet de la COI à l’adresse suivante : https://www.commissionoceanindien.org/opportunites-et-carrieres/)