Chargé Senior Administration et Projets

Adecco est une agence de recrutement. Notre client, dans le secteur de la finance, recherche un Chargé Senior Administration et Projets.

Notre client, dans le secteur de la finance, recherche un Chargé Senior Administration et Projets.

Rattaché au Secrétaire Générale et au Responsable Service Moyens Généraux, le candidat choisit sera responsable de la conduite des projets, la sécurité, la maintenance et le budget investissement du Service Moyens Généraux entre autres.

Missions:

• Être responsable de la gestion de l’économat et des achats de la compagnie selon le budget.
• Réaliser un contrôle de premier niveau et valider les demandes en matière d’achat selon les procédures en vigueur.
• Négocier les contrats avec les fournisseurs selon les normes et procédures de l’entreprise.
• Être responsable de la sécurité de l’établissement (tous sites) et veiller au respect de la réglementation en vigueur.
• Assurer le suivi et l’implémentation des Recommandations du H&S Committee/ Officer dans les délais.
• Assurer l’entretien des installations et équipements et les besoins en matière de travaux.
• Effectuer et assurer le suivi des travaux / interventions / demandes des clients internes en respectant les délais et les coûts selon le budget et les procédures en vigueur.
• Gérer et piloter le budget investissement ainsi que les projets du département.
• Effectuer le contrôle de premier niveau avant traitement de toutes les factures liées à son l’activité.
• Produire des rapports mensuels et effectuer un premier niveau d’analyse.
• Préparer des rapports/analyses pour les différents comités de la compagnie ainsi que la Direction selon la demande.
• Superviser et accompagner les collaborateurs qui sont sous sa responsabilité directe.
• Organiser et superviser les inventaires du stock.
• Identifier des axes d’amélioration en termes d’organisation et de méthode pour cette activité, proposer et participer à la mise en œuvre des plans d’action.

Savoir faire/Compétences

• Être rigoureux et méthodique.
• Maîtriser des techniques de négociation.
• Avoir une forte capacité d’analyse et de synthèse, à l’oral comme à l’écrit.
• Avoir la capacité de proposer et conduire des plans d’actions pour le Service.
• Savoir organiser ses activités et celui de l’équipe, en fonction des priorités et objectifs fixes.
• Avoir la capacité de faire face aux situations de crise.
• Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de presentations.
• Avoir un bon sens de l’éthique.

Savoir

• Matrise de l’environnement et la gestion des bases de données.
• Garantir l’évolution cohérente de l’ensemble des moyens de production.
• Détecter et sélectionner les concepts, accompagner leur mise en œuvre.
• Entretenir des relations avec des utilisateurs des agences et services, avec les sociétés extérieures, les constructeurs et les fournisseurs de logiciels et de services.
• Effectuer la gestion des matériels informatiques, le parc de Back Up, les logiciels et autres périphériques.
• Suivre les contrats avec les fournisseurs, la qualité du service et les délais d’intervention

Savoir-être

• Organiser/planifier son activité.
• Bon niveau de communication écrit et oral.
• Bon sens du relationnel.
• Réactivité et pro-activité.
• Être intègre et avoir un bon sens de l’éthique.
• Capacité à prendre des initiatives.
• Sens de l’innovation – trouver des solutions nouvelles et opérationnelles.
• Coopération et esprit d’équipe.
• Bonne connaissance des organismes et interlocuteurs externes liés à l’activité.
• Connaissance d’outil informatique Amplitude /outil de gestion des inventaires.

Qualification:

• BAC + 3 avec une expérience d’au moins 3 ans, dans le domaine de l’Administration ou autre domaine apparenté.