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Réceptionniste / Secrétaire Administrative (2621-RSA)
- Plaines Wilhems
- Not disclosed
- Posted May 19, 2026
- Closing 18/06/2026
- Administrative / Clerical
- Réceptionniste Emploi
- Secrétaire Administrative
- Support Administratif
- Secrétaire Niveau Bac
Job Description
Notre client, une compagnie privée à Maurice cherche à recruter pour le poste de Réceptionniste / Secrétaire Administrative.
Responsabilités:
Accueillir et orienter tous les visiteur/euse.
Gérer les appels téléphoniques et les rediriger, le cas échéant.
Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails.
Faire des déplacements si et quand nécessaire.
Tenir un action plan décrivant toutes les tâches et le mettre à jour quotidiennement.
Organiser, aider et coordonner les évènements de l'entreprise (ex : anniversaires trimestriels, déjeuner de fin d'année, team building, etc…)
Organiser, aider, coordonner et planifier les formations, ateliers, conférences, rencontres, etc. (Ex : photocopies, réservation des salles équipées et
fonctionnelles, pauses thé/café/déjeuner, fiche de présence, name tags, invitations, suivi des inscriptions, relances, annulations, formations reportées,
facturation, collecte des feedbacks, préparation des matériaux Skills for Life, etc.)
Coordonner les déplacements de l'équipe à l'étranger et des intervenants étrangers qui viennent à Maurice pour des formations, rencontres, conférences,
etc. (ex : noms des formateurs.rices, hébergement, billets d'avion, transport, repas, devis, etc.)
Tenir un despatch book pour tous les documents, matériaux, chèques remis.
Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus quand nécessaire.
Vérifier et commander les fournitures bureautiques et de cuisine nécessaires (ex : papier, enveloppes, stylos, markers, thé, café, etc.)
Mettre à jour régulièrement les données, compilation des feedbacks des formations, et toute autre document nécessaire pour la rédaction des rapports bi-annuels.
Donner et collaborer avec la Chief Executive Officer pour l'obtention des informations requises pour les réunions du Board de Directeurs /toute autre réunion.
Collaborer, soutenir et assister l'équipe de l'administration et l'équipe de direction et les responsables de projet
Travailler quotidiennement avec les deux équipes des projets principaux et leur apporter l'assistance et l'aide nécessaire.
Contacter et relancer les partenaires CSR actuels.
Mettre à jour et assurer les relances des réunions.
Envoyer les rapports semestriels et les executive summaries.
Toutes autres tâches en lien avec l'entreprise sociale.
Profil:
Certificat/ Diplôme en administration, gestion, secrétariat, communication.
5 ans d'expérience dans un poste similaire (administration, coordination d'événements) serait un atout.
Une expérience dans le secteur ONG / entreprise sociale constitue un avantage.
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Bonne capacité de rédaction en français et en anglais (courriers, e-mails, comptes rendus).
Aisance dans la gestion administrative et le suivi des dossiers.
Capacité à organiser des événements (logistique, coordination, suivi).
Bonne gestion des données (mise à jour, compilation de feedbacks, reporting).
Compétences organisationnelles:
Sens aigu de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Rigueur et souci du détail.
Capacité à travailler de manière autonome tout en respectant les priorités.
Excellente gestion du temps et respect des délais.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Connaissance du fonctionnement des projets CSR / partenaires.