Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Sous la responsabilité du/de la Responsable Administratif(ve) et Financier(ère) (RAF), mutualisé(e) entre les différents projets, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) apporte un appui administratif, financier et logistique aux équipes projet, ainsi qu’à l’organisation des missions et des événements.

Vos principales responsabilités :

Gestion budgétaire et comptable

• Collecter, vérifier la conformité et assurer l’archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Préparer les bons à payer (BAP) et les bons à facturer (BAF) pour validation par le/la RAF ;
• Mettre à jour le suivi budgétaire des projets, notamment l’enregistrement des données comptables et financières conformément aux budgets ;
• Assurer le suivi des dépenses et des factures fournisseurs : suivi, relances et enregistrement administratif ;
• Assister le/la RAF dans l’élaboration des rapports financiers ;
• Assister le/la RAF lors des clôtures mensuelles : préparation des packs comptables terrain, reporting interne au siège, rapprochements bancaires, mise à jour des suivis financiers, etc. ;
• Participer à la préparation des clôtures annuelles et des autres exercices budgétaires ;
• Assister le/la RAF dans le cadre des audits annuels et finaux des projets.

Gestion administrative

• Rédiger les comptes rendus de réunions ;
• Collecter, classer et archiver les documents administratifs, notamment les justificatifs de paiement, contrats principaux, marchés, contrats de mise en œuvre, etc., en version papier et électronique ;
• Tenir à jour les outils de suivi administratif des projets.

Gestion logistique

• Organiser les déplacements des équipes projet, des experts et des partenaires : ordres de mission, billets d’avion, hébergement, perdiem, etc. ;
• Participer à l’organisation logistique des ateliers, séminaires, formations, comités de pilotage, cérémonies officielles et autres événements ;
• Coordonner les prestataires logistiques : hôtels, restauration, prestations diverses, etc. ;
• Assurer le suivi administratif des prestations logistiques.

Appui transversal

• Participer à la capitalisation des activités, notamment à travers le classement et l’archivage des documents ;
• Contribuer à la constitution de dossiers spécifiques : recherches documentaires, compilation de documents, mise à jour de bases de données, etc. ;
• Contribuer à l’élaboration, à la mise à jour et à l’application du manuel des procédures du bureau et, le cas échéant, du projet dans ses domaines d’intervention.

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive. De manière générale, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) pourra être amené(e) à réaliser toute activité nécessaire à la bonne exécution des projets.

• Bonne compréhension des enjeux de réactivité nécessaires à l’appui des opérations, tout en garantissant le respect des procédures et la sécurité des processus ;
• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation, avec la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Disponibilité, flexibilité et autonomie ;
• Esprit d’équipe et aptitude à la coordination ;
• Excellent relationnel et bonnes capacités de communication ;
• Sens de l’organisation, méthode, proactivité et réactivité ;
• Forte capacité d’adaptation dans un contexte de transformation et de croissance ;
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Capacité à travailler dans le respect de délais stricts ;
• Excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral ;
• Bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral ;

• Bonnes connaissances en comptabilité ;

• Une expérience ou une bonne connaissance de la comptabilité française serait un atout ;

• Une première expérience dans la gestion de projets financés par des bailleurs internationaux serait un atout.