Chargé(e) des opérations de convoyage [Poste hybride]

Résumé du poste

Le/La Chargé(e) des opérations de convoyage intervient sur l’ensemble de la chaîne logistique d’une mission, de la prise de rendez-vous jusqu’à la clôture administrative.

Il/Elle planifie des rendez-vous réalistes et anticipés, attribue les missions (par la route ou par transport plateau) à des convoyeurs adaptés, assure le suivi en temps réel des opérations et garantit la gestion de la boîte mail support ainsi que la conformité des procès-verbaux et documents de fin de mission.

Interface principale entre les clients, les donneurs d’ordre, les convoyeurs et les équipes internes, il/elle garantit la fluidité des opérations, le respect des délais, la rentabilité des missions et la satisfaction client.

Missions principales

1. Prise de rendez-vous

• Missions saisies par les donneurs d’ordre
• Contacter par téléphone les clients au point de départ et au point de livraison.
• En cas de non-réponse : laisser un message vocal puis envoyer un email avec le donneur d’ordre en copie.
• Fixer les rendez-vous selon les disponibilités des clients et le kilométrage entre les deux points.
• Adapter les horaires pour garantir leur faisabilité opérationnelle.
• Anticiper la prise de rendez-vous afin de fluidifier l’attribution et éviter les ajustements de dernière minute.
• Gérer les différentes configurations : particuliers, concessions et parcs de stockage.
• Vérifier les disponibilités des parcs lorsqu’ils interviennent au départ ou à la livraison.

Rendez-vous sur parc de stockage automobile

• Respecter les procédures spécifiques à chaque parc.
• Prendre rendez-vous uniquement après le positionnement d’un convoyeur.
• Utiliser le lien du parc et renseigner les informations requises.
• Choisir un créneau cohérent avec le kilométrage et les contraintes opérationnelles.
• Anticiper les plannings variables des parcs.
• Réadapter la mission (créneau, convoyeur) si nécessaire.

Attribution des missions

Attribution et planification

• Attribuer les missions par la route ou par transport plateau.
• Sélectionner un convoyeur adapté en fonction du niveau de la mission et du niveau du convoyeur.
• Respecter les créneaux horaires définis lors de la prise de rendez-vous ou par le donneur d’ordre.
• Tenir compte des spécificités de chaque mission et des options commandées par le client : lavage, mise en main, W garage, PV papier ou dématérialisé, etc.
• Accompagner la montée en compétences des convoyeurs selon les trois niveaux existants.
• Optimiser la marge en attribuant la mission au meilleur coût possible.
• Répondre aux appels d’offres.
• Identifier les zones géographiques en tension afin d’anticiper les besoins en recrutement.
• Rappeler les process de la compagnie afin de garantir le bon déroulement de la mission le jour J.
• S’assurer de la ponctualité, du respect des horaires et de la tenue professionnelle du convoyeur.

Imprévus et urgences d’attribution

• Anticiper les risques opérationnels et les éventuelles difficultés d’attribution.
• Gérer en urgence les missions non réalisées ou annulées par un convoyeur le jour J, en trouvant un convoyeur de remplacement dans les meilleurs délais.
• Garantir le respect des créneaux horaires malgré les aléas.

3. Suivi des missions

Coordination avec les convoyeurs

• Effectuer des relances convoyeurs pour confirmer les étapes clés (départ, enlèvement, livraison).
• Suivre la disponibilité, la position et la progression des convoyeurs.
• Apporter un soutien opérationnel aux convoyeurs tout au long de la mission.

Suivi des opérations en cours

• Suivre en temps réel l’avancement des missions de convoyage.
• S’assurer du bon déroulement des enlèvements et des livraisons selon les créneaux définis par le client.
• Vérifier la conformité des missions (horaires, lieux, consignes, documents).

Relation client / donneur d’ordre

• Informer proactivement les clients et donneurs d’ordre de l’état des missions.
• Remonter toute information importante (retard, incident, modification).

Anticipation et gestion des incidents

• Anticiper les retards et avertir les clients et donneurs d’ordre en amont.
• Gérer les urgences opérationnelles :
• pannes de véhicules ;
• problèmes lors des enlèvements ou des livraisons ;
• problèmes sur parc ;
• indisponibilités ou changements de véhicules ;
• absence ou indisponibilité d’un convoyeur.
• Mettre en place rapidement des solutions alternatives (réorganisation, ajustement du planning).

4. Gestion administrative

Boîte mail support

• Gérer et traiter les emails entrants tout au long de la journée.
• Identifier et prioriser les demandes urgentes.
• Prendre en charge immédiatement les demandes convoyeurs nécessitant une intervention opérationnelle (ou les transmettre aux collègues concernés).
• Répondre aux demandes courantes des convoyeurs, clients et donneurs d’ordre.
• Assurer le suivi des échanges jusqu’à la résolution complète de la demande.

Coordination interne et anticipation des urgences

• Anticiper les urgences opérationnelles grâce à l’analyse des demandes entrantes.
• Alerter les équipes concernées en cas de risque opérationnel ou de dysfonctionnement.
• Garantir une communication fluide et claire entre les parties prenantes.

Procès-verbaux (PV) et documents de fin de mission

• S’assurer de la réception des procès-verbaux de livraison et de restitution envoyés par les convoyeurs.
• Vérifier la conformité des documents :
• informations complètes et exactes ;
• respect des formats demandés ;
• présence des signatures et mentions obligatoires.
• Valider les PV conformes et les transmettre aux clients via la plateforme.
• S’assurer de la bonne clôture des missions.

Relance et suivi des documents manquants ou non conformes

• Relancer les convoyeurs n’ayant pas transmis les PV dans les délais définis.
• Effectuer les relances par email et par téléphone.
• Suivre les relances jusqu’à réception du document conforme.
• En cas de non-réception dans les délais impartis, contacter le client pour reconstituer ou refaire le document.