CHARGÉ(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE & FINANCIÈRE

Dans le cadre de son développement, mon client souhaite structurer sa fonction administrative et financière et recrute un(e) Chargé(e) de Gestion Administrative & Financière.

Il s’agit d’un poste polyvalent et évolutif. La personne recrutée ne sera pas uniquement chargée de la facturation ou de la saisie comptable : elle aura vocation à devenir le référent interne de la gestion administrative et financière de l’entreprise et à contribuer directement au pilotage de sa performance.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Le poste est organisé principalement en télétravail depuis l’Île Maurice.

Mon client fonctionne avec une organisation flexible fondée sur l’autonomie, la responsabilisation, la disponibilité et l’atteinte des objectifs.

La personne recrutée devra néanmoins pouvoir se déplacer et être présente ponctuellement au bureau ou sur un lieu défini notamment :

• à la demande de la Direction ;
• pour certaines réunions d’équipe ou réunions de travail ;
• pour les réunions nécessitant une présence physique ;
• pour des sessions de formation ou de travail collaboratif ;
• pour certaines démarches administratives ou rencontres avec des partenaires ;
• plus généralement lorsque les besoins de l’activité le nécessitent.

Cette organisation implique un niveau élevé d’autonomie, de rigueur et de fiabilité. Le télétravail ne modifie ni les responsabilités du poste, ni les exigences de disponibilité, de confidentialité, de qualité et de respect des délais.

MISSION PRINCIPALE

Garantir la fiabilité et la disponibilité des données administratives et financières de la societé, assurer le bon fonctionnement du back-office financier et fournir à la Direction les informations nécessaires au pilotage de l’entreprise.

La personne travaillera notamment dans Odoo, qui constitue l’outil central de gestion.

RESPONSABILITÉS

1. Facturation clients et suivi des encaissements

• Préparer, émettre et contrôler les factures clients dans Odoo.
• Vérifier la cohérence entre contrats, bons de commande, prestations réalisées et facturation.
• Suivre les échéances et les règlements clients.
• Identifier les retards de paiement et préparer/effectuer les relances.
• Maintenir une vision fiable du CA facturé, encaissé et restant à facturer.
• Participer à l’amélioration continue du processus de facturation et d’encaissement.

2. Factures fournisseurs et gestion des dépenses

• Réceptionner, contrôler et enregistrer l’ensemble des factures fournisseurs dans Odoo.
• Vérifier les pièces justificatives et les imputations.
• Affecter correctement les dépenses aux comptes analytiques concernés.
• Suivre les échéances fournisseurs et préparer les éléments nécessaires aux règlements.
• Contrôler les dépenses récurrentes, abonnements et frais généraux.
• Assurer le suivi des notes de frais et justificatifs.

3. Contrôle de gestion et comptabilité analytique

• Participer à la mise en place et au maintien de la comptabilité analytique.
• Affecter les revenus et les coûts par Business Unit, client, mission ou projet.
• Produire mensuellement un compte d’exploitation de gestion.
• Calculer et suivre les marges par activité et par client.
• Comparer les résultats réels aux budgets et objectifs.
• Identifier les écarts significatifs et les présenter à la Direction.
• Contribuer progressivement à la construction des budgets et forecasts.

4. KPI et reporting de Direction

La personne participera directement au déploiement et à l’alimentation du Executive Cockpit, tableau de bord de pilotage de la Direction.

Elle contribuera notamment au suivi de :

• chiffre d’affaires facturé et encaissé ;
• chiffre d’affaires à facturer ;
• marge brute et marge par client/activité ;
• charges fixes et variables ;
• masse salariale ;
• résultat d’exploitation ;
• trésorerie ;
• créances clients et dettes fournisseurs ;
• délais d’encaissement ;
• budget vs réalisé ;
• rentabilité des clients et des Business Units.

L’objectif est notamment de permettre une clôture de gestion mensuelle rapide et fiable, idéalement à J+5.

5. Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif courant.
• Organiser et maintenir la documentation administrative et financière.
• Suivre les contrats clients et fournisseurs sur leur volet administratif.
• Suivre les abonnements, assurances et engagements récurrents.
• Préparer les documents et informations demandés par les partenaires externes.
• Être l’interface opérationnelle avec le cabinet comptable, les banques et certains prestataires.
• Participer au maintien et à l’amélioration des processus du système de gestion.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation supérieure en gestion, comptabilité, finance ou administration, idéalement de niveau Bachelor/Master ou équivalent.

Une première expérience significative de 3 à 5 ans dans une fonction de gestion administrative, comptabilité, finance ou contrôle de gestion est souhaitée.

Nous recherchons avant tout un profil polyvalent et opérationnel, et non exclusivement un profil de comptable.

La personne doit être capable de passer de la gestion d’une facture fournisseur à l’analyse d’un indicateur de marge, puis au suivi d’un contrat ou d’un dossier administratif.

COMPÉTENCES REQUISES

• Bonne compréhension des mécanismes comptables et financiers.
• Capacité à comprendre et analyser un compte de résultat.
• Très bonne maîtrise d’Excel ou d’un outil équivalent.
• Très bonne aisance avec les outils numériques et le travail à distance.
• Une expérience d’Odoo constitue un avantage important.
• Capacité à travailler avec une comptabilité analytique.
• Capacité à construire et suivre des KPI.
• Excellente rigueur dans la gestion et la qualité des données.
• Français courant.
• Anglais professionnel indispensable.

QUALITÉS PERSONNELLES

Nous recherchons une personne :

• rigoureuse et structurée ;
• fiable et discrète ;
• particulièrement autonome ;
• capable d’organiser efficacement son activité en télétravail ;
• sachant rendre compte régulièrement et alerter lorsque nécessaire ;
• curieuse et capable de comprendre les enjeux business derrière les chiffres ;
• proactive et orientée solutions ;
• à l’aise dans un environnement entrepreneurial en construction ;
• capable de créer des processus plutôt que simplement d’exécuter des tâches existantes ;
• attachée à la qualité et à l’amélioration continue.

POSITIONNEMENT DU PROFIL

Le profil idéal se situe à l’intersection de trois compétences :

Finance / Contrôle de gestion + Administration + Systèmes/Odoo

Nous privilégierons un(e) contrôleur(se) de gestion junior ou gestionnaire administratif et financier polyvalent(e) avec une forte appétence pour les outils et les processus, plutôt qu’un profil exclusivement comptable ou exclusivement administratif.

ÉVOLUTION

Le poste est conçu pour évoluer.

À mesure du développement de l’entreprise et de l’augmentation du volume d’activité, la personne pourra progressivement prendre davantage de responsabilités en matière de budget, trésorerie, contrôle de gestion, procédures et supervision administrative.

Une évolution vers une fonction de Responsable Administratif & Financier – RAF est donc envisageable.