Gestionnaire ADV

Missions
Le Gestionnaire ADV est responsable de la gestion de l'ensemble des sujets administratifs relatifs aux consultants et aux contrats, et veille à ce que les informations et documents nécessaires à la bonne réalisation des missions et à une facturation client exacte soient complets et à jour. Le poste couvre la gestion des contrats, le suivi des documents des consultants, des relevés d'heures (timesheets) et des bons de commande, ainsi que l'émission des factures clients. Le Gestionnaire ADV veille également à l'exactitude et à l'intégrité des données enregistrées dans les systèmes de gestion de l'entreprise, notamment Bullhorn, Cockpit et Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Rôle et responsabilités

1. Gestion administrative des consultants

• Collecter, vérifier et suivre les documents administratifs requis pour les consultants. S'assurer que les dossiers sont complets et relancer les consultants en cas de documents manquants. Suivre les dates d'expiration des documents et demander leur renouvellement si nécessaire. Mettre à jour les informations relatives aux consultants dans les outils internes. Gérer et archiver les documents liés aux missions.

2. Gestion et suivi des contrats

• Vérifier les contrats préparés par les équipes commerciales avant validation. S'assurer que les détails du contrat sont conformes aux informations commerciales et aux conditions de la mission. Contrôler les taux, dates, conditions et l'ensemble des éléments nécessaires à la contractualisation. Suivre les renouvellements, prolongations et avenants de contrat. Mettre à jour les informations contractuelles dans les outils concernés. Coordonner avec les équipes commerciales et les différentes parties prenantes internes.

3. Gestion et suivi des relevés d'heures (timesheets)

• Suivre la saisie des relevés d'heures dans Cockpit. Vérifier que les relevés d'heures sont reçus dans les délais. Relancer les consultants et les parties prenantes concernées en cas de relevés manquants. Vérifier les informations nécessaires à la facturation. Identifier et résoudre les écarts éventuels. Transmettre les éléments validés pour permettre la préparation de la facturation.

4. Gestion des bons de commande (PO)

• Collecter et suivre les bons de commande clients. S'assurer que les bons de commande correspondent aux contrats et aux conditions commerciales. Suivre les bons de commande manquants ou arrivant à expiration. Envoyer des relances aux interlocuteurs concernés. Mettre à jour les informations dans les outils de gestion.

5. Gestion des factures des consultants

• Réceptionner et contrôler les factures des consultants. Vérifier que les factures correspondent aux relevés d'heures validés par le client. Saisir les données de facturation dans le système.

6. Préparation de la facturation client

• Travailler aux côtés des membres de l'équipe facturation en prenant en charge l'ensemble du cycle de facturation, de bout en bout, en veillant à ce que le processus se déroule de manière fluide et que les informations pertinentes soient fournies en temps voulu et de façon exacte ;

7. Recouvrement (Credit Control)

• Assurer un encaissement rapide auprès des clients, relancer les factures en retard, échanger avec les clients en retard de paiement et effectuer un reporting auprès du Credit Control Manager ; améliorer en continu le processus de recouvrement.
• Opérations bancaires : rapprochements bancaires quotidiens sur plusieurs comptes, ouverture de nouveaux comptes clients en fournissant à notre partenaire d'affacturage (Factoring) des informations exactes ;

8. Projets ponctuels divers

Compétences générales et savoir-être

• Une expérience préalable en tant que Gestionnaire ADV est indispensable ;
• Connaissance des principes comptables de base et capacité à s'exprimer clairement, à l'écrit comme à l'oral, avec des interlocuteurs financiers et non financiers ;
• Maîtrise du français et de l'anglais ;
• Bonne maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV, gestion et reporting de données) ; la maîtrise de MS Power BI est un plus ;
• La connaissance de MS Dynamics 365, Bullhorn ou Cockpit est un atout important ;
• Approche pragmatique et état d'esprit proactif ;
• Fort sens de l'initiative et capacité à travailler en autonomie lorsque nécessaire ;
• Partager des idées avec l'équipe pour améliorer la performance ;
• Travailler en équipe afin qu'aucun membre ne soit surchargé, et se rendre disponible pour apporter son soutien, y compris en cas de problème urgent ;
• Autonomie, sens de l'organisation et des priorités afin d'optimiser ses actions ;
• Capacité à travailler dans un environnement au rythme soutenu ;
• Bonne résistance à l'échec, aux difficultés et à la pression ;
• Curiosité et goût pour l'investigation, afin de trouver des sujets innovants pour animer la communauté.