Job Title: Administration & Digital Marketing Assistant

Department: Chemtech Graphic Supplies

Employment Type: Full Time

Position Overview

We are seeking a dynamic Administration & Digital Marketing Assistant to join our GRAPHIC SUPPLIES department.

This is a hybrid role at the front of the business — the person who keeps the office running and the company's public face looking sharp. It combines day-to-day administration and customer service with responsibility for how Chemtech Graphic Supplies shows up online: the web store, the Facebook page and the marketing that draws customers in.

It suits someone organized and reliable enough to handle invoicing and customer requests accurately, and creative and digital savvy enough to keep the online store and social media active and attractive. Two sides to the job — the dependable back office and the visible shopfront — held by one capable person.

Key Responsibilities

• Prepare and issue customer invoices, quotations and delivery documents, and maintain clean records in Business Central.
• Handle day-to-day office administration and support the sales team with order processing.
• Track outstanding quotes and follow up to help convert them into orders.
• Be the first friendly point of contact — by phone, email, WhatsApp and in the showroom.
• Respond promptly to customer enquiries on product availability, pricing and order status, routing technical questions to the right person.
• Handle requests and complaints professionally, keeping customers informed through to resolution.
• Keep the online store (graphicshop.mu) current — new products, prices, images and accurate descriptions — and action online orders and enquiries.
• Manage social media (Facebook & other channels) with regular posts, promotions and on-brand marketing content — keeping the navy and gold Graphic Supplies identity consistent.

The Person We Are Looking For

This role needs a rare mix: the accuracy of an administrator and the eye of a marketer. We are looking for someone who is both dependable and creative. 

Essential

• A Diploma or bachelor's degree in marketing, Communications, or a related field
• 1-2 years of experience in digital marketing or a similar role
• Ability to work collaboratively in a team environment
• Strong organisation and attention to detail — invoices and records must be right.
• Good written communication in English and French.
• Comfortable with computers and quick to learn business systems (training on Business Central provided).
• Confident on social media — knows how Facebook and online content work for a business.
• A customer-first attitude — friendly, responsive and professional.
• Able to juggle administrative work and creative work across the same day without dropping either.

Desirable

• Experience with Shopify or another e-commerce platform.
• Basic design skills — Canva or similar — for simple marketing visuals.
• Photography or product-styling ability for online listings and posts.
• Prior experience in a sales-support, admin or marketing role.
• Interest in print, signage, design or the creative industry.

How to Apply?

Ready to take the next step in your career?

Please send your CV and a short cover letter to [email protected] with the subject line Administration & Digital Marketing Assistant — Graphic Supplies. 

Application close on 25 September 2026. Shortlisted candidates will be invited for an interview; only successful applicants will be contacted.