Concierge Administratif

Au sein de notre équipe LARTISIEN EVENTS, dont l’expertise est dédiée à des maisons de luxe, vous accompagnerez nos clients sur leurs évènements. Vous interviendrez sur place et à l’étranger. Des déplacements ponctuels sont à prévoir.

• Réception des besoins des clients, y répondre avec exigence et dans les délais impartis (par mail)
• S’assurer que les demandes de prestation (transferts-restaurants-expériences-billetterie-vols privés-yachts-Fleuriste-Livraisons-Photographe etc) soient correctement réservées par les Concierges Back Office
• Adapter les réponses aux particularités de chaque compte client
• Lors des évènements « Fashion Week » suivre, gérer l’ensemble des plannings clients, anticiper et résoudre les problèmes ou changement de dernière minute
• Enregistrement de toutes les demandes de service du client dans l’outil Concierge Organizer (volume de d’informations importante à saisir) et alimenter les différents fichiers de reporting client (détails des prestations, réclamation, facturation)
• Gérer le paiement des prestataires et la facturation de tous les services clients en lien étroit avec le service comptabilité interne
• Travailler étroitement avec les chefs de projet pour la bonne réalisation des projets
• Assister immédiatement les clients/ visiteurs en cas d’urgence (perte ou vol d’effets personnels, agression, problème de santé, départ anticipé, grèves des transports etc…)
• Comprendre et appliquer les exigences des clients en matière de service
• Savoir gérer les imprévus tout en étant rassurant auprès du client