Assistant(e) des opérations

L’Assistant(e) des Opérations joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel des activités opérationnelles de la société. Elle/Il assure la coordination et le suivi des processus internes, veille à la qualité des données et contribue à l’optimisation des performances.

Responsabilités :

Administration des outils opérationnels :

• Gérer les outils tels que GUARDTEK et Control Master en tant qu’administrateur principal.
• Former les utilisateurs internes/externes (clients) sur ces outils et veiller à leur bon fonctionnement.

Production de documents :

• Élaborer les rapports d’activité adaptés aux besoins spécifiques des clients.
• Consolider les synthèses mensuelles des données de Controlmaster.

Soutien aux agences :

• Apporter une assistance personnalisée aux agences concernant les demandes des clients.
• Assurer les commandes et le suivi des licences Guardtek et Controlmaster.
• Assurer le paramétrage des outils opérationnels (création des comptes, droits, etc.).
• Saisir les réclamations clients dans les portails QSST.
• Répondre aux demandes des clients concernant l’utilisation des outils digitaux.

Participation aux réunions d’exploitation :

• Préparer les éléments nécessaires aux réunions de comité d’exploitation (CODEX) mensuel.
• Participer activement aux discussions et assurer le suivi des décisions prises.

Compétences :

• Organisation et rigueur : Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément avec précision.
• Esprit d’analyse : Interprétation des données
• Maîtrise des outils informatiques : Utilisation avancée des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des plateformes spécifiques (GUARDTEK, Control Master).
• Compétences rédactionnelles : Rédaction de documents professionnels (rapports d’activité).

Qualités personnelles :

• Rigueur : Capacité à être minutieux et organisé pour garantir un suivi précis des dossiers et indicateurs.
• Réactivité : Aptitude à répondre rapidement et efficacement aux imprévus ou urgences opérationnelles.
• Autonomie : Capacité à gérer les missions de manière indépendante tout en respectant les consignes.
• Proactivité : Anticiper les besoins des équipes et proposer des solutions adaptées.
• Polyvalence : Savoir jongler entre plusieurs tâches et responsabilités sans compromettre la qualité du travail.
• Discrétion : Capacité à traiter des informations sensibles en respectant la confidentialité.
• Aisance relationnelle : Faciliter les échanges avec les interlocuteurs internes et externes (équipes, clients, prestataires).
• Esprit d’équipe : Collaborer efficacement avec les différentes équipes pour atteindre les objectifs communs.
• Capacité d'adaptation : Être flexible face à des situations ou besoins opérationnels changeants.