Adjoint(e) administratif(ve) et comptable

Rattaché au Directeur, l’adjoint(e) administratif(ve) et comptable se verra attribuer les missions principales suivantes : - Assurer la gestion administrative de l’entreprise; - Assurer des missions de secrétariat général en relation directe avec le Directeur; - Saisie et suivi comptable.

• Suivi administratif :

- Gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de son entreprise et sa hiérarchie, et inversement : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, premiers renseignements ;
- Suivi des plannings et organisation de l’agenda du Directeur ;
- Accueillir et installer les clients et prestataires ou tout autre visiteur se présentant au bureau ;
- Prépare différentes réunions et réalisation des comptes rendus (minutes of meeting) ;
- Préparation et mise en page de documents, lettres, rédaction de procédures ;
- Traitement du courrier et la gestion des messages électroniques : réception, émission, envoi postal, transmission aux services, réponses ;
- Tenir un registre (despactch) des entrées et sorties de documentation ;
- Préparer les salles de réunion et s’assurer de la disponibilité du matériel (projecteur, installation électrique, etc) ainsi que des rafraichissements (boissons, eau, café etc) ;
- Assurer l’interface avec les partenaires externes de l’entreprise (expert comptable, banque, organismes sociaux, assurance, cabinet légal, ressources humaines..) ;
- Assister le Directeur sur le suivi des fournisseurs, prestataires ;
- S’occuper des démarches administratives liées aux assurances, licences, etc ;
- Assurer le suivi des courriers et dossiers administratifs ;
- Superviser l’entretien du bureau et le réapprovisionnement des produits ménagers.

• Suivi comptable :

- Saisie des opérations comptables ;
- Classement des pièces comptables ;
- Facturations ;
- Suivi des paiements et relances ;
- Gestion du petty cash ;
- Réception des factures et préparation des paiements ;
- Liaison avec le cabinet d’expert comptable ;
- Mise à jour des tableaux de bord ;
- Reporting hebdomadaire au Directeur.

• Formations exigées et expérience :

- Titulaire d’un BAC + 3 en administration/comptabilité/business management ;
- Deux ans minimum sur un poste similaire ;
- Expérience précédente dans le secteur de la Construction serait un avantage.

• Autres caractéristiques :